KI im Büroalltag

KI-Sekretariat im Planungsbüro
Mails, Post und Anrufe vorsortiert, nicht ersetzt.

Fünfzig Mails am Tag in der Geschäftsführung, Post auf Papier, das Telefon klingelt in die Baubesprechung. Das Sekretariat hält das zusammen. Ein KI-Büroassistent nimmt ihm den Teil ab, der nur sortiert.

Termin vereinbarenAlle Themen
Für wen
Büros mit einer Person für Sekretariat, Post und Telefon
Aufwand
15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
Förderung
Wird für Ihr Bundesland geprüft
Datenhaltung
In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
Erster Schritt
Dreißig Minuten Erstgespräch per Video

Kurz gesagt

Ein KI-Sekretariat für Planungsbüros liest eingehende Mails und Briefe, ordnet sie dem richtigen Projekt zu, erkennt Fristen und Termine, entwirft Antworten zur Freigabe und nimmt Anrufe auf, wenn niemand abhebt. Es ersetzt keine Assistenz, sondern das Sortieren davor. Was rausgeht, gibt weiter ein Mensch frei. Angeschlossen an Outlook, Ordner und Projektverwaltung.

Stand: September 2026

Ein Kupferring, um den sechs aufrechte Glasplatten wie Themen angeordnet sind, in der Mitte eine Recheneinheit
Jedes dieser Themen steht für sich, und alle laufen auf denselben Punkt zu: Ihre eigenen Unterlagen sollen Auskunft geben.

Warum das Sekretariat der Engpass ist, nicht die Planung

In einem Ingenieurbüro laufen ein Drittel der Aufgaben per Telefon, ein Drittel per Mail, ein Drittel im Aufgabentool. Alles landet beim Sekretariat, das entscheidet, wohin. Fällt diese Person aus, steht das Büro. Der Büroassistent macht die Zuordnung, damit ein Mensch entscheidet und nicht sortiert.

Was ein Assistent im Büro übernehmen kann und was nicht

Sie suchen keine Maschine, die telefoniert, sondern jemanden, der den Überblick behält. Genau das ist übertragbar: Anrufe erfassen, Anfragen zuordnen, Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Fristen im Blick behalten. Das sind Aufgaben mit klaren Regeln und nachvollziehbarem Ergebnis.

Nicht übertragbar ist alles, was Urteil verlangt: ob eine Anfrage zu Ihnen passt, wie Sie auf eine Beschwerde reagieren, was Sie einem Bauherrn zumuten. Wer das an ein System abgibt, spart keine Zeit, sondern erzeugt Korrekturaufwand und im schlechten Fall einen Fehler, den jemand anders bezahlt.

Die sinnvolle Aufteilung ist deshalb: Das System bereitet vor, Sie entscheiden. Ein Entwurf, den Sie in dreißig Sekunden prüfen und freigeben, ist mehr wert als eine automatische Antwort, die Sie hinterher erklären müssen.

Was wir dafür entwickeln

  1. 1

    Post-Lotse: Posteingang, der Mails und Post dem Projekt zuordnet und Fristen erkennt

    Post-Lotse im Detail
  2. 2

    Nachfass-Agent: Follow-up, damit keine Anfrage älter als 48 Stunden ohne Antwort bleibt

    Nachfass-Agent im Detail
  3. 3

    Cockpit: Ihr CRM plus Intelligenz plus Projektstand, in dem die Wiedervorlagen stehen

    Cockpit im Detail

So kommt der Assistent ins Büro

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    Dreißig Minuten per Video. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.

  2. Schritt 2

    Audit

    Fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.

  3. Schritt 3

    Umsetzung

    Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.

Sechs Aufgaben, die der Büroassistent morgens erledigt hat

Aus Audits in Büros mit fünf bis vierzig Köpfen. Überall dieselben sechs.

01 · Was hereinkommt

  • Posteingang gelesen, jede Mail beim Projekt, Anhänge im richtigen Ordner
  • Fristen und Termine aus Mails und Bescheiden erkannt und im Kalender vorgemerkt

02 · Was daraus wird

  • Antwortentwürfe für Standardanfragen, zur Freigabe in einer Minute
  • Anrufe außerhalb der Bürozeiten angenommen, Anliegen notiert, Rückruf eingetragen

03 · Was danach anders ist

  • Briefpost gescannt, zugeordnet, Frist erkannt, zum Beispiel vom Amt
  • Wiedervorlagen für die Geschäftsführung: was heute eine Antwort braucht, was warten kann

Das System bereitet vor, Sie entscheiden. Eine automatische Antwort, die Sie erklären müssen, spart nichts.

PhoenixOne AI

Für wen sich das lohnt

Sekretariat und Assistenz
Sie sortieren heute. Danach prüfen Sie, was der Assistent vorbereitet hat, und entscheiden.
Geschäftsführung
Sie beantworten Mails abends. Danach liegen die Entwürfe morgens vor, Sie geben frei.
Bauleitung
Sie werden auf der Baustelle angerufen. Danach steht das Anliegen notiert im Cockpit, mit Rückruf.

◆Fachwörter auf dieser Seite

Erklärt im Glossar

Im Detail als Fachartikel

Was Betriebe an dieser Stelle fragen

Einwand

Ersetzt die KI das Sekretariat?

Nein. Sie übernimmt das Sortieren und Vorbereiten. Freigeben, entscheiden und mit Menschen reden bleibt beim Menschen. In keinem unserer Büros wurde eine Stelle gestrichen.

Einwand

Schickt die KI Mails von selbst?

Nur, wenn Sie das für bestimmte Fälle ausdrücklich freigeben, zum Beispiel Eingangsbestätigungen. Alles andere ist ein Entwurf, den ein Mensch abschickt.

Einwand

Funktioniert das mit Outlook?

Ja, mit Outlook, Microsoft 365 und den meisten Postfächern. Ihre Ordnerstruktur bleibt, der Assistent hält sich daran.

Einwand

Was ist mit dem Telefon?

Ein Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand abhebt, und notiert das Anliegen im Cockpit. Er gibt sich als Assistent zu erkennen und verspricht nichts.

Einwand

Gibt es Fördermittel dafür?

Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.

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