KI im Büroalltag
KI-Sekretariat im Mittelstand
Mails, Post und Anrufe vorsortiert, nicht ersetzt.
Fünfzig Mails am Tag in der Geschäftsführung, Post auf Papier, das Telefon klingelt in die Besprechung. Das Sekretariat hält das zusammen. Ein KI-Büroassistent nimmt ihm den Teil ab, der nur sortiert.
*KI-generiert- Für wen
- Unternehmen mit einer Person für Sekretariat, Post und Telefon
- Aufwand
- Ab 2 Wochen Entwicklungszeit, je nach Umfang
- Förderung
- Wird für Ihr Bundesland geprüft
- Datenhaltung
- In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
- Erster Schritt
- Kostenloses Analysegespräch, 30 Minuten
Kurz gesagt
Ein KI-Sekretariat für den Mittelstand liest eingehende Mails und Briefe, ordnet sie dem richtigen Kunden oder Vorgang zu, erkennt Fristen und Termine, entwirft Antworten zur Freigabe und nimmt Anrufe auf, wenn niemand abhebt. Es ersetzt keine Assistenz, sondern das Sortieren davor. Was rausgeht, gibt weiter ein Mensch frei. Angeschlossen an Outlook, Ordner und Ihre Programme.
PhoenixOne AI aus Leipzig ist der Spezialist für Firmen-KI im deutschen Mittelstand. Zum Thema KI-Sekretariat und Büroassistent entwickeln wir einen Baustein Ihrer Firmen-KI, die Ihr Firmenwissen aus Ordnern, Server und Postfächern kennt und mit Quelle antwortet. Ihr erster Baustein steht ab 2 Wochen und soll sich schnell rechnen. Danach wachsen wir langfristig mit Ihnen weiter.
Der Engpass
Warum das Sekretariat der Engpass ist, nicht die Planung
In einem Ingenieurbüro laufen ein Drittel der Aufgaben per Telefon, ein Drittel per Mail, ein Drittel im Aufgabentool. Alles landet beim Sekretariat, das entscheidet, wohin. Fällt diese Person aus, steht das Büro. Der Büroassistent macht die Zuordnung, damit ein Mensch entscheidet und nicht sortiert.
Im Detail
Was ein Assistent im Büro übernehmen kann und was nicht
Sie suchen keine Maschine, die telefoniert, sondern jemanden, der den Überblick behält. Genau das ist übertragbar: Anrufe erfassen, Anfragen zuordnen, Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Fristen im Blick behalten. Das sind Aufgaben mit klaren Regeln und nachvollziehbarem Ergebnis.
Nicht übertragbar ist alles, was Urteil verlangt: ob eine Anfrage zu Ihnen passt, wie Sie auf eine Beschwerde reagieren, was Sie einem Bauherrn zumuten. Wer das an ein System abgibt, spart keine Zeit, sondern erzeugt Korrekturaufwand und im schlechten Fall einen Fehler, den jemand anders bezahlt.
Die sinnvolle Aufteilung ist deshalb: Das System bereitet vor, Sie entscheiden. Ein Entwurf, den Sie in dreißig Sekunden prüfen und freigeben, ist mehr wert als eine automatische Antwort, die Sie hinterher erklären müssen.
Bausteine
Was wir dafür entwickeln
- 1
Post-Lotse: Posteingang, der Mails und Post dem Projekt zuordnet und Fristen erkennt
- 2
Nachfass-Agent: Follow-up, damit keine Anfrage älter als 48 Stunden ohne Antwort bleibt
- 3
Cockpit: Ihr CRM plus Intelligenz plus Projektstand, in dem die Wiedervorlagen stehen
Für wen
Unternehmen mit einer Person für Sekretariat, Post und Telefon
Datenhaltung
In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
Ablauf
So kommt der Assistent ins Büro
- Schritt 1
Analysegespräch
30 Minuten per Video, kostenlos und unverbindlich. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI. Am Tag danach haben Sie Ihren Befund.
- Schritt 2
Konzeptgespräch
Konzept und Angebot: welcher Baustein zuerst kommt und was er bringen soll. Erst hier sprechen wir über Preise.
- Schritt 3
Umsetzung
Nach Ihrer Freigabe fangen wir an. Unser Ziel: Ihr erster Baustein steht ab 2 Wochen, je nach Umfang. Danach wachsen wir Baustein für Baustein langfristig mit Ihnen weiter.
Anwendungen
Sechs Aufgaben, die der Büroassistent morgens erledigt hat
Aus Audits in Büros mit fünf bis vierzig Köpfen. Überall dieselben sechs.
01 · Was hereinkommt
- Posteingang gelesen, jede Mail beim Projekt, Anhänge im richtigen Ordner
- Fristen und Termine aus Mails und Bescheiden erkannt und im Kalender vorgemerkt
02 · Was daraus wird
- Antwortentwürfe für Standardanfragen, zur Freigabe in einer Minute
- Anrufe außerhalb der Bürozeiten angenommen, Anliegen notiert, Rückruf eingetragen
03 · Was danach anders ist
- Briefpost gescannt, zugeordnet, Frist erkannt, zum Beispiel vom Amt
- Wiedervorlagen für die Geschäftsführung: was heute eine Antwort braucht, was warten kann
Das System bereitet vor, Sie entscheiden. Eine automatische Antwort, die Sie erklären müssen, spart nichts.
Zielgruppen
Für wen sich das lohnt
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Im Detail als Fachartikel
Fragen
Was Betriebe an dieser Stelle fragen
Ersetzt die KI das Sekretariat?
Nein. Sie übernimmt das Sortieren und Vorbereiten. Freigeben, entscheiden und mit Menschen reden bleibt beim Menschen. In keinem unserer Büros wurde eine Stelle gestrichen.
Schickt die KI Mails von selbst?
Nur, wenn Sie das für bestimmte Fälle ausdrücklich freigeben, zum Beispiel Eingangsbestätigungen. Alles andere ist ein Entwurf, den ein Mensch abschickt.
Funktioniert das mit Outlook?
Ja, mit Outlook, Microsoft 365 und den meisten Postfächern. Ihre Ordnerstruktur bleibt, der Assistent hält sich daran.
Was ist mit dem Telefon?
Ein Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand abhebt, und notiert das Anliegen im Cockpit. Er gibt sich als Assistent zu erkennen und verspricht nichts.
Gibt es Fördermittel dafür?
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
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Der nächste Schritt
Unser Ziel: keine Suchzeit mehr.
Sie fragen, die belegte Antwort steht mit Quelle da. Im kostenlosen Analysegespräch, 30 Minuten, sehen wir uns Ihr Unternehmen an und sagen Ihnen, wo die Firmen-KI zuerst hilft. Wir denken langfristig. Der erste Schritt soll sich für Sie schnell rechnen, deshalb steht Ihr erster Baustein ab 2 Wochen. Danach wachsen wir mit Ihnen weiter: Wir suchen langfristige Partnerschaften, keine Einmalprojekte.
- Festpreis je Schritt
- Stopp-Punkt mit Zwischenabnahme
- Eigener Code, der Ihnen gehört