Lokale KI · Copilot

Copilot oder lokale KI
was Copilot sieht und was er nie sehen wird.

Copilot ist in vielen Betrieben schon da, weil er im Lizenzpaket lag. Dann kommt die Ernüchterung: Er findet die Mail, aber nicht das Protokoll auf dem Fileserver. Das ist kein Fehler von Copilot. Es ist sein Zuschnitt.

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Für wen
Betriebe mit Microsoft 365, deren Wissen trotzdem auf dem Fileserver liegt
Aufwand
15 Arbeitstage bis zur Spezifikation
Förderung
Wird für Ihr Bundesland geprüft
Datenhaltung
Lokale KI bleibt im Haus, Copilot läuft in der Microsoft-Cloud
Erster Schritt
Dreißig Minuten Erstgespräch per Video

Copilot lohnt sich, wenn Ihr Wissen in Word, Outlook, Teams und SharePoint liegt und Sie mit dem Microsoft-Datenpfad leben können. Eine lokale KI lohnt sich, wenn der Fileserver, die Projektverwaltung und gescannte PDFs den Bestand ausmachen, Rechte über Ordner vererbt werden und keine Daten das Haus verlassen dürfen. Beides parallel ist möglich und häufig.

Stand: September 2026

Ein Dokumentenstapel unter einer Glasglocke, ein Kupferfaden führt von oben genau in ein bestimmtes Blatt
Die Unterlagen bleiben liegen, wo sie liegen. Gelesen wird darin, kopiert wird nichts, und die Antwort nennt das Blatt, aus dem sie stammt.

Der Engpass

Warum Copilot an der Ablage endet

Copilot ist für Microsoft-Dokumente in der Microsoft-Cloud gemacht. Bei den Betrieben, die wir sehen, liegt der Großteil des Wissens woanders: auf dem Fileserver, in der Projektverwaltung, in Scans. Oft sind achtzig Prozent eines Fileservers gescannte PDFs, die Copilot gar nicht erst liest. Dazu kommt, dass der Anbieter Modell, Umfang und Preis ändert, wann er will. Wer die Ablage durchsuchen will, braucht ein System, das sie kennt und dem sie gehört.

Was der Unterschied im Alltag ausmacht

Sie bekommen mit einem Assistenten im Office-Paket etwas, das gut in Dokumenten formuliert und in Ihrer gewohnten Oberfläche sitzt. Das ist ein echter Vorteil, und für viele Aufgaben reicht es. Die Grenze liegt dort, wo Ihr Bestand außerhalb dieser Welt liegt: in Fachanwendungen, auf Dateiservern, in gescannten Archiven.

Der zweite Unterschied ist die Datenfrage. Wo verarbeitet wird, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und was das für Ihre Auftraggebervorgaben bedeutet, müssen Sie im Prüffall belegen können. Bei einem System im eigenen Netz entfällt diese Kette.

In der Praxis schließt das eine das andere nicht aus. Viele Betriebe nutzen den Assistenten für Texte und ein eigenes System für den schützenswerten Bestand. Entscheidend ist, dass die Grenze klar ist und dass die Leute wissen, was wohin gehört.

Die Grenze verläuft dort, wo Ihr Bestand außerhalb der Office-Welt liegt. Und das ist der größere Teil.

PhoenixOne AI

Sechs Dinge, die Copilot nicht sieht

Aus Audits in Betrieben mit Microsoft 365. Überall dieselben Lücken, weil Copilot nur seine eigene Welt kennt.

  1. 01

    Der Fileserver mit Jahrzehnten an Projektordnern, der nie nach SharePoint umgezogen ist

  2. 02

    Gescannte PDFs, Bescheide und Altverträge, die als Bild vorliegen und Texterkennung brauchen

  3. 03

    Die Projektverwaltung, das Bautagebuch und die Zeiterfassung mit ihren eigenen Datenbanken

  4. 04

    Berechtigungen, die über Ordnerrechte im Active Directory vererbt werden, nicht über SharePoint-Gruppen

  5. 05

    Pläne, Zeichnungen und Fotos, die nur ein multimodales Modell beschreiben und durchsuchbar machen kann

  6. 06

    Antworten mit Fundstelle bis auf Seite und Absatz, geprüft mit Ihrem eigenen Testsatz

Für wen sich das lohnt

Geschäftsführung
Sie zahlen Copilot-Lizenzen und fragen sich, warum niemand die Ablage findet. Danach wissen Sie, was Copilot leistet und was das lokale System dazu tut.
IT-Leitung
Sie wollen keine zweite Rechtewelt. Die lokale KI erbt Rechte aus demselben Active Directory wie Ihr Fileserver.
Fachabteilung
Sie brauchen das Protokoll von vor vier Jahren, nicht die Mail von gestern. Das lokale System findet beides, mit Quelle.

Was wir dafür entwickeln

  1. 1

    Büro-Gedächtnis: Ihr KI-Gedächtnis, das den Fileserver, die Scans und die Projektverwaltung kennt, nicht nur Office-Dateien

    Büro-Gedächtnis im Detail
  2. 2

    Post-Lotse: Posteingang, der Mails dem Projekt auf dem Server zuordnet, nicht nur im Postfach

    Post-Lotse im Detail
  3. 3

    Projekt- und Fristen-Radar: Projektstand und Rechnungen, aus Systemen, die Copilot nicht anbindet

    Projekt- und Fristen-Radar im Detail

So läuft lokale KI neben Copilot

  1. Schritt 1

    Daten- und Netz-Audit

    Was liegt wo, wie viele Scans, welche Rechtegruppen, welcher Serverraum. Fünfzehn Arbeitstage, am Ende die Spezifikation für Server und Software.

  2. Schritt 2

    Aufbau im getrennten Netz

    Server im eigenen Netzsegment, Modell lauffähig, Anmeldung über Ihr Active Directory, erster Test mit hundert echten Dokumenten.

  3. Schritt 3

    Einlesen, Härten, Betrieb

    Bestand einlesen, Rechte vererben, Sicherheitsprüfung durch Dritte, Pilot mit einer Abteilung, dann Betrieb mit monatlichem Bericht.

◆Fachwörter auf dieser Seite

Erklärt im Glossar

Was Betriebe an dieser Stelle fragen

Einwand

Müssen wir Copilot dann kündigen?

Nein. Für Mails, Teams-Zusammenfassungen und Word-Entwürfe bleibt er nützlich. Die lokale KI übernimmt Fileserver, Scans, Projektverwaltung und alles, was im Haus bleiben muss.

Einwand

Kann Copilot nicht auch den Fileserver anbinden?

Über Konnektoren zum Teil, aber dann wandern die Inhalte in den Microsoft-Index in der Cloud. Genau das wollen viele Betriebe nicht, und die Rechtevererbung über Ordner bleibt lückenhaft.

Einwand

Ist das lokale Modell so gut wie Copilot?

Für Fragen an Ihre Dokumente gleichwertig oder besser, weil es die Quellen hat. Beim freien Formulieren ist Copilot mit seinem Cloud-Modell im Vorteil. Deshalb laufen beide oft nebeneinander.

Einwand

Was ist mit den Kosten im Vergleich?

Copilot ist ein Betrag je Nutzer und Monat, für immer und vom Anbieter änderbar. Lokale KI ist ein Projekt mit Server und danach Betrieb. Bei zwanzig Nutzern rechnen wir beides im Erstgespräch mit Ihren Zahlen vor.

Einwand

Gibt es Fördermittel für lokale KI?

Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Hardware zählt in der Regel mit, wenn sie Teil des Vorhabens ist. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen, ob sich der Antragsaufwand lohnt.

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Sehen wir uns Ihren Bestand an.

Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Danach wissen Sie, ob lokale KI bei Ihnen trägt und was der erste Schritt ist.

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