Lokale KI · Dokumentensuche

KI-Dokumentensuche im Haus
den Fileserver fragen statt durchklicken.

Das Dokument ist da. Es liegt irgendwo in dreißig Jahren Projektordnern, heißt Scan_0417.pdf und niemand weiß mehr, in welchem Jahr. Lokale Dokumentensuche findet es über das, was drinsteht.

Termin vereinbarenAlle Themen
Für wen
Betriebe mit großem Fileserver, vielen Scans und langer Suchzeit
Aufwand
15 Arbeitstage bis zur Spezifikation
Förderung
Wird für Ihr Bundesland geprüft
Datenhaltung
Index und Scans bleiben auf Ihrem Server im getrennten Netz
Erster Schritt
Dreißig Minuten Erstgespräch per Video

Kurz gesagt

Lokale KI-Dokumentensuche findet nicht Dateinamen, sondern Inhalte: Sie fragen in Ihren Worten, die KI antwortet aus dem Fileserver mit Fundstelle, Seite und Absatz. Gescannte PDFs werden vorher per Texterkennung lesbar gemacht, oft achtzig Prozent eines Bestands. Hybrid-Suche aus Bedeutung und Stichwort trifft auch Bauteilnummern und Aktenzeichen. Rechte aus dem Active Directory gelten vor jeder Antwort.

Stand: September 2026

Ein Dokumentenstapel unter einer Glasglocke, ein Kupferfaden führt von oben genau in ein bestimmtes Blatt
Die Unterlagen bleiben liegen, wo sie liegen. Gelesen wird darin, kopiert wird nichts, und die Antwort nennt das Blatt, aus dem sie stammt.

Warum die Windows-Suche bei Scans aufgibt

Auf den Fileservern, die wir sehen, sind oft achtzig Prozent der PDFs gescannt: Bilder von Text, für jede Suche unsichtbar. Dazu Dateinamen wie Scan_0417 und Ordner, die nach Jahren, nicht nach Themen sortiert sind. Die Windows-Suche findet dort nichts, und die Fachkraft klickt sich durch. In einem laufenden Projekt mit mehreren hunderttausend Dokumenten war die Texterkennung der größte Einzelposten der Einführung und zugleich der größte Gewinn, weil der Bestand danach zum ersten Mal lesbar war.

Warum Ihre Suche heute nicht findet

Sie suchen mit den Werkzeugen, die Sie haben, nach Dateinamen und nach exakten Wörtern. Das findet, was Sie schon kennen. Was es nicht findet, ist die Antwort auf eine Frage, die niemand als Dateiname formuliert hat: die Auflage aus einem Projekt, dessen Namen Sie vergessen haben, in einer Mail, deren Absender Sie nicht mehr wissen.

Eine inhaltliche Suche schließt diese Lücke, aber nur, wenn drei Dinge stimmen: Die Dokumente sind als Text vorhanden und nicht nur als Bild, die Rechte greifen schon bei der Suche, und es ist klar, welcher Stand gilt. Fehlt eines davon, findet das System zwar etwas, aber nicht verlässlich das Richtige.

Deshalb beginnt jedes Projekt mit einer Bestandsaufnahme: Was liegt wo, in welchem Format, mit welchen Rechten. Das ist unspektakulär und entscheidet über das Ergebnis mehr als jede spätere Einstellung.

Ihre Suche findet, was Sie schon kennen. Nicht das, wonach Sie eigentlich fragen.

PhoenixOne AI

Sechs Suchen, die heute Stunden kosten

Aus Audits mit Fileservern zwischen einer und zehn Millionen Dateien. Das sind die Suchen, bei denen die Zeit verschwindet.

  • Den unterschriebenen Vertrag zu einem Kunden, der als Scan mit Zahlennamen in einem Jahresordner liegt
  • Alle Prüfberichte, in denen ein bestimmter Bauteiltyp oder eine Seriennummer vorkommt, über alle Projekte
  • Den Bescheid der Behörde mit der Auflage, die jetzt bei der Abnahme wieder auftaucht
  • Die letzte Fassung eines Dokuments, von dem sieben Versionen in vier Ordnern liegen
  • Jede Mail und jedes Protokoll, in dem eine bestimmte Zusage an den Auftraggeber gemacht wurde
  • Was in einem Ordner mit vierhundert Dateien eigentlich drin ist, als Zusammenfassung in zehn Zeilen

Für wen sich das lohnt

Sekretariat und Assistenz

Sie suchen für alle anderen. Danach fragen die anderen selbst, und Sie bekommen die Zeit zurück.

Fachabteilung

Sie brauchen den Prüfbericht von damals, jetzt, während der Kunde am Telefon ist. Die Suche liefert ihn mit Seite und Absatz.

IT-Leitung

Sie fürchten, dass ein Index die Rechte aushebelt. Die Rechte werden aus dem Ordner in jeden Abschnitt vererbt und vor jeder Antwort geprüft, und der Leak-Test beweist es.

Was wir dafür entwickeln

  1. 1

    Büro-Gedächtnis: Ihr KI-Gedächtnis, dessen Fundament die Dokumentensuche mit Texterkennung ist

    Büro-Gedächtnis im Detail
  2. 2

    Projekt- und Fristen-Radar: Projektstand und Rechnungen, gespeist aus Bescheiden und Verträgen, die die Suche gefunden hat

    Projekt- und Fristen-Radar im Detail
  3. 3

    Kundenablage: CRM: erfassen, wer hereinkommt, verknüpft mit allen Dokumenten zu diesem Kunden

    Kundenablage im Detail

So wird der Fileserver durchsuchbar

  1. Schritt 1

    Bestand vermessen

    Wie viele Dateien, welche Formate, wie viel gescannt, welche Rechtegruppen. Eine Stichprobe von hundert Dateien zeigt die Qualität der Scans.

  2. Schritt 2

    Texterkennung und Index

    Scans werden lokal per OCR lesbar, Layout und Tabellen erhalten, Abschnitte gebildet, Embeddings gerechnet, Rechte aus dem Ordner vererbt. Läuft nachts über Wochen.

  3. Schritt 3

    Testsatz und Pilot

    Fünfzig Suchen mit bekanntem Ergebnis. Erst wenn die Trefferquote stimmt, bekommt die erste Abteilung Zugang.

◆Fachwörter auf dieser Seite

Im Detail als Fachartikel

Häufig gefragt

Wie gut ist die Texterkennung bei alten Scans?

Bei sauberen Bürodokumenten sehr gut. Bei schiefen, blassen oder handschriftlichen Scans schlechter. Die Stichprobe im Audit zeigt, was zu erwarten ist, und schlechte Scans werden markiert statt verschwiegen.

Findet die Suche auch Zahlen und Aktenzeichen?

Ja, über den Stichwortteil der Hybrid-Suche. Reine Bedeutungssuche würde eine Seriennummer verfehlen, deshalb laufen beide zusammen und ein Reranker sortiert die Treffer.

Was ist mit Dateien, die jemand nicht sehen darf?

Sie tauchen für diese Person nicht auf, auch nicht als Treffer ohne Inhalt. Die Rechte kommen aus dem Active Directory, werden in jeden Abschnitt vererbt und vor jeder Antwort gefiltert.

Wie lange dauert das Einlesen von einer Million Dateien?

Wochen, nicht Tage, vor allem wegen der Texterkennung. Es läuft nachts im Hintergrund, und die Suche ist ab dem ersten eingelesenen Ordner nutzbar.

Gibt es Fördermittel für lokale KI?

Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Hardware zählt in der Regel mit, wenn sie Teil des Vorhabens ist. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen, ob sich der Antragsaufwand lohnt.

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