In größeren Projekten ist der Projektraum die Wahrheit. Was dort liegt, gilt. Was nicht dort liegt, ist nicht übergeben worden.
Das ist die Stärke dieser Systeme, und sie ist beträchtlich. Übermittlungsprotokolle sind im Streitfall das belastbarste Dokument überhaupt: Sie zeigen, wer wann welche Fassung bekommen hat, ohne dass sich jemand erinnern muss.
Und es ist zugleich der Grund, warum sie im Alltag so wenig genutzt werden.
Gebaut für die Ablage, nicht für die Frage
Ein Projektraum ist nach Struktur geordnet: Projekt, Phase, Gewerk, Ordner, Unterordner. Diese Ordnung ist für die Ablage sinnvoll und für die Suche unbrauchbar.
Denn die Frage lautet nie: Wo liegt der Ordner Ausführungsplanung?
Sie lautet: Was wurde zum Anschluss an die Bestandswand vereinbart, und wer hat das freigegeben?
Um diese Frage zu beantworten, muss jemand wissen, in welchem Vorgang die Antwort steht. Wer das weiß, braucht keine Suche. Wer es nicht weiß, sucht eine halbe Stunde und ruft dann jemanden an.
In Großprojekten kippt das Verhältnis
Bei zwanzig Dokumenten fällt das nicht auf. Bei vierzigtausend Vorgängen über vier Jahre ist es das Nadelöhr.
Anders als in kleinen Projekten fehlt in Großprojekten nichts. Die Akte ist vollständig, und genau deshalb ist die Suche das Problem. Bei Ansprüchen und Nachträgen geht die meiste Zeit nicht in die Beurteilung, sondern in das Zusammentragen dessen, was beurteilt werden soll.
Eine strittige Frage hat dann eine Vorgeschichte aus Dutzenden Vorgängen über Jahre. Sie in zeitlicher Ordnung zusammenzustellen ist reine Aktenarbeit und kostet Tage.
Was sich abnehmen lässt
Die Suche über den Inhalt. Nicht der Dateiname, sondern was im Dokument steht, mit Fundstelle zu jeder Antwort.
Die Vorgeschichte einer Frage. Alle Vorgänge dazu, in zeitlicher Ordnung, als Arbeitshilfe für den Menschen, der den Fall beurteilt.
Fristen über alle Projekte. Ein Büro mit zwölf laufenden Projekten hat zwölf Fristenlagen in womöglich vier verschiedenen Systemen. Ein Radar zeigt am Morgen, was heute ansteht.
Die Verbindung zur eigenen Ablage. Ein Teil der Unterlagen liegt im Projektraum, ein Teil im eigenen Haus. Werden beide gemeinsam erschlossen, beantwortet eine Frage beides, und es wird sichtbar, wo etwas nur an einer Stelle liegt.
Mehrere Umgebungen gleichzeitig
Der Fall, der in der Praxis am meisten kostet, ist nicht ein Projektraum, sondern vier. Jeder Auftraggeber stellt seine eigene Umgebung, jede hat eigene Zugänge, eigene Struktur, eigene Benachrichtigungen.
Über alle hinweg zu suchen, kann heute niemand. Genau das wird möglich, ohne dass sich an einer einzelnen Umgebung etwas ändert.
Betroffen sind unter anderem think project, AWARO, Oracle Aconex und die Autodesk Construction Cloud. Wo Korrespondenz das Rückgrat bildet, kommt Newforma dazu, und im eigenen Haus DocuWare oder ELO.
Lesend, und das ist keine Einschränkung
Die Anbindung schreibt nicht in den Projektraum. Sie ist für die anderen Beteiligten unsichtbar, ändert nichts an Zugängen und nichts an Verantwortlichkeiten.
Das ist keine technische Bescheidenheit, sondern die Bedingung dafür, dass der Projektraum bleibt, was er ist: das Beweismittel, auf das sich alle Beteiligten geeinigt haben. Ein System, das hineinschreibt, beschädigt genau diese Eigenschaft.
Wo die Grenze liegt
Keine Freigabe, keine rechtliche Bewertung, kein Ergänzen von Lücken.
Eine Zusammenstellung zeigt, was dokumentiert wurde. Ob daraus ein Anspruch folgt, beurteilen die Verantwortlichen und im Zweifel ein Anwalt. Und was nie eingestellt wurde, existiert für die Akte nicht; das wird angezeigt und nicht aus anderen Quellen gefüllt.