Lokale KI · Wissensdatenbank

Lokale KI-Wissensdatenbank
Ihr Wissen fragen statt suchen.

Das Wissen eines Betriebs liegt in Ordnern, Postfächern und in den Köpfen von drei Leuten, die es seit zwanzig Jahren machen. Eine Wissensdatenbank mit KI macht daraus etwas, das jeder fragen kann, und das bleibt, wenn jemand geht.

Termin vereinbarenAlle Themen

Kurz gesagt

Eine lokale KI-Wissensdatenbank liest Ihre Dokumente, Mails, Protokolle und Vorlagen ein und beantwortet Fragen, immer mit Fundstelle. Sie läuft auf einem Server bei Ihnen, nichts geht in die Cloud, und jeder sieht nur, was er im Active Directory sehen darf. Sie ersetzt keine Fachkraft, sondern das Suchen davor und das Nachfragen beim Kollegen, der es weiß.

Stand: September 2026

Ein Dokumentenstapel unter einer Glasglocke, ein Kupferfaden führt von oben genau in ein bestimmtes Blatt
Die Unterlagen bleiben liegen, wo sie liegen. Gelesen wird darin, kopiert wird nichts, und die Antwort nennt das Blatt, aus dem sie stammt.

Was wir dafür entwickeln

Büro-Gedächtnis: Ihr KI-Gedächtnis, das die Wissensdatenbank ist, mit Rechten, Quelle und ChatBüro-Gedächtnis im Detail
Post-Lotse: Posteingang, der neue Mails automatisch in das Gedächtnis aufnimmtPost-Lotse im Detail
Kalkulations-Assistent: Angebote, die aus dem Wissen früherer Kalkulationen entstehenKalkulations-Assistent im Detail

Sechs Fragen an die Wissensdatenbank

So fragen Betriebe nach der Einführung. Jede Antwort kommt mit dem Dokument, der Seite und dem Absatz.

01 · Was hereinkommt

  • Wie haben wir das Problem mit der Entrauchung im Bestand beim Projekt vor drei Jahren gelöst
  • Welche Vereinbarung gilt mit diesem Kunden zu Zahlungszielen, und wo steht sie

02 · Was daraus wird

  • Was hat die Kollegin vor ihrem Ruhestand zur Wartung dieser Anlage aufgeschrieben
  • Welche Fehler sind bei dieser Maschinenreihe in den letzten fünf Jahren aufgetreten und wie behoben

03 · Was danach anders ist

  • Fasse alle Protokolle mit diesem Auftraggeber aus dem letzten Jahr zusammen, mit offenen Punkten
  • Welche Vorlage nutzen wir für die Mängelrüge und welche Formulierung hat vor Gericht gehalten

Eine zweite Ablage löst nichts. Sie verdoppelt nur das Problem.

PhoenixOne AI

Der Engpass

Warum das Wissen im Betrieb an drei Leuten hängt

In fast jedem Betrieb, den wir sehen, gibt es zwei oder drei Menschen, die alles wissen, und alle anderen fragen sie. Das funktioniert, bis einer krank ist, in Rente geht oder beim Wettbewerber anfängt. Die Ablage hat das Wissen zwar, aber niemand findet es in fünfzigtausend Dateien. Eine Wissensdatenbank mit KI macht die Ablage fragbar, und die drei Leute werden vom Auskunftsschalter zu dem, was sie sein sollten: Fachleute für die schweren Fälle.

Was eine Wissensdatenbank im eigenen Haus ausmacht

Sie bekommen damit keine zweite Ablage, sondern eine Schicht über der vorhandenen. Dieselben Ordner, dieselben Mails, dieselbe Struktur, nur ansprechbar. Wer stattdessen eine neue Ablage einführt, in die alles Wichtige übertragen werden soll, hat am Ende zwei unvollständige statt einer.

Der Aufwand liegt deshalb nicht im Befüllen, sondern in drei Entscheidungen: Welche Ablagen gehören hinein, wie werden Rechte abgebildet, und wie unterscheidet das System Entwurf von gültigem Stand. Diese drei Fragen entscheiden über die Qualität mehr als jede Modellwahl.

Im eigenen Haus kommt hinzu, dass der Index Ihre Inhalte in anderer Form enthält. Er gehört damit in dieselbe Sicherung und unter dieselben Schutzmaßnahmen wie die Dokumente selbst. Das wird häufig übersehen, weil er technisch aussieht und nicht wie ein Dokument.

So entsteht die Wissensdatenbank

  1. 01

    Daten- und Netz-Audit

    Was liegt wo, wie viele Scans, welche Rechtegruppen, welcher Serverraum. Fünfzehn Arbeitstage, am Ende die Spezifikation für Server und Software.

  2. 02

    Aufbau im getrennten Netz

    Server im eigenen Netzsegment, Modell lauffähig, Anmeldung über Ihr Active Directory, erster Test mit hundert echten Dokumenten.

  3. 03

    Einlesen, Härten, Betrieb

    Bestand einlesen, Rechte vererben, Sicherheitsprüfung durch Dritte, Pilot mit einer Abteilung, dann Betrieb mit monatlichem Bericht.

Für wen sich das lohnt

Geschäftsführung
Sie wollen, dass das Wissen dem Betrieb gehört, nicht einzelnen Köpfen. Nach der Einführung steht es im System, mit Quelle, im Haus.
Erfahrene Fachkräfte
Sie beantworten täglich dieselben Fragen. Danach beantwortet die Datenbank die einfachen, und Sie die schweren.
Neue Mitarbeitende
Sie brauchen Monate, bis Sie wissen, wo was liegt. Mit der Wissensdatenbank fragen Sie ab dem ersten Tag und bekommen die Quelle dazu.

◆Fachwörter auf dieser Seite

Erklärt im Glossar

Im Detail als Fachartikel

Häufig gefragt

Was ist der Unterschied zu einer Suche im Explorer?

Die Suche findet Dateinamen und Stichwörter. Die Wissensdatenbank versteht die Frage, findet die Stelle über Bedeutung und Stichwort, und antwortet in Sätzen mit Fundstelle.

Woher weiß die KI, was sie nicht weiß?

Weil sie nur aus Ihren Dokumenten antwortet. Steht es nirgends, sagt sie das. Wir prüfen das mit Fragen ohne Antwort im Testsatz, bevor das System live geht.

Können wir auch das Wissen aus Köpfen einbringen?

Ja, über kurze Aufzeichnungen: Die Fachkraft spricht ein, wie sie etwas macht, das Protokoll wird lokal transkribiert und mit Autor in die Datenbank aufgenommen.

Was passiert mit veralteten Dokumenten?

Sie bleiben im Index, tragen aber Datum und Version. Die KI bevorzugt die neueste Fassung und nennt, wenn es eine ältere gibt. Was gelöscht werden soll, entscheiden Sie.

Gibt es Fördermittel für lokale KI?

Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Hardware zählt in der Regel mit, wenn sie Teil des Vorhabens ist. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen, ob sich der Antragsaufwand lohnt.

Verwandte Seiten

Programme, mit denen Sie arbeiten

Zu jedem steht, was sich anbinden lässt, was dabei herauskommt und wo die Grenze liegt.

Alle Programme →

Sehen wir uns Ihren Bestand an.

Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Danach wissen Sie, ob lokale KI bei Ihnen trägt und was der erste Schritt ist.

Termin vereinbaren