KI-Wissensdatenbank für Unternehmen
KI-Wissensdatenbank für Ihr Büro
eigene KI, lokale Daten, Antwort mit Quelle.
Manche sagen KI-Gehirn, manche Firmengedächtnis, manche Wissensdatenbank. Gemeint ist immer dasselbe: eine KI, die nur aus Ihren eigenen Unterlagen antwortet und dazu sagt, woher sie es hat.
- Für wen
- Büros mit Bestand ab etwa zehn Jahren und drei Ordnersystemen
- Aufwand
- 15 Arbeitstage bis zum Fahrplan
- Förderung
- Wird für Ihr Bundesland geprüft
- Datenhaltung
- In Ihrem Büro oder im Rechenzentrum in Frankfurt
- Erster Schritt
- Dreißig Minuten Erstgespräch per Video
Kurz gesagt
Eine KI-Wissensdatenbank für Unternehmen ist eine eigene KI, die ausschließlich aus Ihren Dokumenten antwortet: Projektakten, Berechnungen, Angebote, Protokolle, Normen. Sie stellen eine Frage in normalem Deutsch und bekommen die Antwort mit Fundstelle. Die Daten bleiben lokal oder im deutschen Rechenzentrum, nichts geht an ChatGPT. Aufbau in Planungsbüros: fünfzehn Arbeitstage Audit, dann Baustein für Baustein.
Stand: September 2026
Was wir dafür entwickeln
Sechs Fragen, die eine Wissensdatenbank im Büro beantwortet
Alle sechs stammen aus Audits in Planungsbüros. Es sind die Fragen, für die heute jemand aufsteht und sucht.
- 01
Was haben wir bei einem vergleichbaren Projekt gerechnet, und wo steht die Kalkulation dazu
- 02
Welche Auflagen hatte die Gemeinde beim letzten Bauantrag, mit Fundstelle im Bescheid
- 03
Welche Norm gilt hier, aus dem eigenen Normenbestand, nicht aus dem Internet
- 04
Was wurde im Protokoll vom März mit dem Elektroplaner vereinbart, Satz für Satz belegt
- 05
Welcher Nachweis liegt für das Bestandsgebäude vor, und in welchem Ordner auf dem Server
- 06
Was wissen wir über diesen Bauherrn, seit wann, aus welchen Projekten
Eine Suche findet Dateien. Eine Wissensdatenbank beantwortet Fragen und nennt die Fundstelle.
Der Engpass
Warum eine Wissensdatenbank mehr ist als eine Suche
Die Suche auf dem Server findet Dateinamen. Die Wissensdatenbank findet den Satz im Dokument und sagt, warum er passt. Der Unterschied entscheidet, ob jemand die Antwort glaubt. Deshalb steht bei uns unter jeder Antwort die Quelle, und was die KI nicht sicher weiß, markiert sie. Ohne Quelle ist es nur ein weiterer Chatbot.
Was eine Wissensdatenbank von einer Suche unterscheidet
Sie haben schon eine Suche: Der Dateiexplorer findet Dateinamen, das Mailprogramm findet Wörter. Was fehlt, ist die Antwort auf eine Frage, die niemand als Dateiname formuliert hat. Eine Wissensdatenbank liest den Inhalt, findet die Stelle und nennt sie, statt Ihnen dreißig Treffer zu zeigen, die Sie selbst durchsehen.
Der technische Kern dahinter heißt Retrieval Augmented Generation: Ihre Dokumente werden in Abschnitte zerlegt, inhaltlich erschlossen und bei jeder Frage wird der passende Abschnitt herausgesucht und dem Sprachmodell mitgegeben. Das Modell erfindet dann nicht, sondern formuliert aus dem, was in Ihrem Bestand steht, und nennt die Quelle.
Entscheidend für die Qualität ist nicht das Modell, sondern die Vorbereitung Ihres Bestands: Welche Ablagen kommen hinein, wie werden Rechte abgebildet, wie geht das System mit Entwurf und Endstand um. Diese Fragen klären wir im Audit, bevor irgendetwas eingelesen wird.
So kommen Sie zur eigenen Wissensdatenbank
- Schritt 1
Erstgespräch
Dreißig Minuten per Video. Wir fragen nach Anfragen, Aufträgen und Stunden, nicht nach Ihrem Interesse an KI.
- Schritt 2
Audit
Fünfzehn Arbeitstage mit festem Enddatum. Ihre Ablaufkarte von der Anfrage bis zur Rechnung, am Ende ein Plan mit Festpreis je Schritt.
- Schritt 3
Umsetzung
Sie entscheiden Schritt für Schritt. Jeder Baustein läuft, bevor der nächste beginnt, und gehört Ihnen ab Tag eins.
Für wen sich das lohnt
- Geschäftsführung
- Sie wollen, dass das Wissen im Haus bleibt, auch wenn jemand geht. Die Datenbank ist Ihr Speicher dafür.
- Projektleitung
- Sie suchen heute eine halbe Stunde nach der alten Berechnung. Danach fragen Sie und bekommen die Fundstelle.
- Neue Kolleginnen und Kollegen
- Sie kennen die alten Projekte nicht. Die Datenbank kennt sie und erklärt, wie das Büro es damals gemacht hat.
Was Betriebe an dieser Stelle fragen
Einwand
Ist das dasselbe wie ChatGPT mit unseren Dateien?
Nein. ChatGPT antwortet aus dem Internet und aus dem, was Sie hochladen. Die Wissensdatenbank antwortet nur aus Ihrem Bestand, mit Quelle, und Ihre Dateien verlassen das Haus nicht.
Einwand
Müssen wir dafür alles neu ablegen?
Nein. Die Datenbank liest Ihre Ordner so, wie sie sind: Server, Projektverwaltung, Postfach. Ihre Originale bleiben, wo sie sind.
Einwand
Läuft das lokal oder in der Cloud?
Beides geht. Auf Ihrem eigenen Server im Büro oder in einem deutschen Rechenzentrum mit Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Bei sensiblen Projekten empfehlen wir lokal.
Einwand
Wie lange dauert der Aufbau?
Das Audit dauert fünfzehn Arbeitstage. Der erste Baustein läuft danach in Wochen, nicht Monaten, weil wir an Ihre vorhandene Ablage andocken.
Einwand
Gibt es Fördermittel dafür?
Oft ja. Ob ein Zuschuss oder ein Darlehen greift, hängt an Ihrem Bundesland, an der Betriebsgröße und am Vorhaben. Wir prüfen das vor dem Termin und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Antragsaufwand lohnt.
Verwandte Seiten
Programme, mit denen Sie arbeiten
Zu jedem steht, was sich anbinden lässt, was dabei herauskommt und wo die Grenze liegt.
- DMS einführenVorhandenes System anbinden, oder ohne starten und später entscheiden
- SharePointBibliotheken über den Inhalt erschließen, Berechtigungen bleiben wie sie sind
- NextcloudEigene Ablage erschließen, der Weg bleibt vollständig im Haus
- DocuWareDas Archiv beantwortet Fragen, nicht nur Suchbegriffe
- ELODer Workflow weiß, wer freigegeben hat. Der Inhalt weiß, warum.
- OpenAI APISprache, Bild und Stimme, wenn drei Arten Material zusammenkommen
Sehen wir uns Ihr Büro an.
Dreißig Minuten, per Video oder Telefon. Danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt.